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Você é responsável pela implementação de um sistema de indicadores para a sua empresa. Afinal, é necessário acompanhar as vendas, o estoque, os pedidos, o índice de satisfação, etc. São eles que irão nortear as decisões que definem o futuro do seu business.

Você herda uma estrutura com problemas recorrentes. Várias planilhas compartilhadas na rede. Elas travam, não permitem acesso simultâneo. Frequentemente se corrompem, forçando a subir aquele backup que esqueceram de atualizar. As informações se perdem, são adulteradas. Você pergunta o que houve e a resposta ecoa em uníssono: “Não fui eu”. No final de Dezembro, a sua área fica paralisada. Não por férias, mas porque as planilhas precisam ser refeitas para o ano seguinte. Aí vem mais um problema, aquele estagiário que era o “ninja do VBA”, saiu da empresa e ninguém consegue dar manutenção. Lá se vai seu fim de ano.

Passado o sufoco da virada, volta-se a rotina. Chega a “semana de consolidação dos indicadores”. Você limpa sua caixa postal, se preparando para receber dezenas de planilhas anexadas. Depois de tudo pronto, começa o trabalho. Depois de uns 4 dias de CtrlC-proquive-dinâmica, te contam que uma das planilhas de entrada estava errada. Te mandam a “V2”, e lá se vai o seu fim de semana. O limite de horas extras, frequentemente é ultrapassado.

As pessoas usam planilhas para tudo. São ótimas e versáteis para atividades Ad Hoc. Possuem diversas funções em uma única ferramenta. É um banco de dados, é uma ferramenta de tratamento de informação e também é uma ferramenta de visualização. Tudo em uma só ferramenta, o que permite associa-la a um instrumento multi-uso. A primeira imagem que vem a mente, é um canivete. A questão, é que quando se faz necessário automatizar rotinas de atualização fim a fim, o volume de informações aumenta e a quantidade de pessoas que precisam acessas essas informações cresce, aquele mesmo canivete que funcionava muito bem para cortar um pequeno galho, continua sendo usado, mesmo quando o problema agora, passou a ser serrar um tronco. Nessa hora é necessário partir para ferramentas especializadas.

Imagine como seria se não fosse necessário refazer toda a estrutura de indicadores na virada de ano. Se as informações pudessem ser acessadas real time por todo mundo. Gostaria que não houvesse problemas de compatibilidade cada vez que renovássemos os softwares. Também seria bom que houvesse retenção do histórico de tudo que foi alterado, assim acabaríamos com o “Não fui eu”. Também gostaria que toda a rotina de captura, consolidação e divulgação de informações fosse automática, porque esse serviço, não agrega qualquer valor ao negócio e ocupa muito tempo. Gostaria de acabar com o problema de caixa postal cheia por causa dos inúmeros e-mails com aqueles anexos de 15MB. Planilhas V1, V2, V3… V∞. Os resultados poderiam divulgados pela web através de um painel de auto-atendimento para que não fosse necessário ficar atualizando as mesmas apresentações. Nao se perderia mais, os dias de trabalho gastos com as consolidações, uma vez que elas seriam automáticas. Preciso que tudo isso seja monitorado pelo celular. Se houvesse algum problema, preciso ser alertado, mesmo que fosse as 6 da manhã, para ter tempo de corrigir tudo antes do expediente começar. Não quero perder tempo fazendo backup. Quero que tudo rode automaticamente e que todo aquele trabalho braçal se resuma a ler uma dúzia de alertas durante o dia e mudar a senha dos robôs uma vez por mês. Ganha-se 8 horas a mais no dia, a quais podem ser direcionadas em gerar novos insights e agregar valor para o negócio, ao invés de perder tempo trabalhando as informações de forma manual.

Em tempos de BigData, A.I., Computação Cognitiva, Bayes, DecisionTrees, GiniIndex, etc. Vejo a mídia focar na descrição de novas maneiras de tentar prever o futuro, quando a realidade que tenho visto, quase sempre, são empresas que, de um modo geral, mal conseguem se organizar para conseguir contar o que houve no passado.

Procurei descrever brevemente a situação como era, e depois, como ficou no último projeto. Creio que, em essência, a situação foi passada.

Empresas que estão ampliando suas atividades e que precisam aumentar sua eficiência na gestao das informações, poderiam se beneficiar. As oportunidades de otimização de recursos são significativas. Envolvem simples mudanças de cultura e adoção de softwares que permitem implementar automação fim a fim nos processos de controle.

O objetivo é apresentar novas ferramentas e mostrar que, com pequenas mudanças de comportamento e alguma qualificação técnica, é possível elevar a produtividade de gerenciamento de informação do seu negócio a um novo patamar. Sem complicação, sem buzzwords, apenas resultados.

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