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Gerencie melhor suas informações gastando pouco

Você precisa saber como anda seu negócio. Para isso, é necessário acompanhar constantemente a evolução de diversas informações e com base nelas, tomar suas decisões.

Obter e consolidar informações estão entre as tarefas administrativas mais básicas e que demanda muito tempo na sua execução quando feita de forma desorganizada.

Imagine, se no seu dia a dia estivesse ocorrendo algumas das seguintes situações:

As informações estão espalhadas em centenas de planilhas. Elas controlam vendas, faturamento, despesas, marketing, rh, etc. Recebem sobrenomes próprios, geralmente em “homenagem” ao funcionário que a mantém.

Quando você precisa obter a evolução de um determinado indicador por um período maior, é necessário aguardar alguns dias, pois há um trabalho de consolidação a ser feito. Várias tabelas precisam ser tratadas, empilhadas e somadas. Geralmente a pessoa que faz esta atividade já está sobrecarregada tratando, empilhando e somando outras informações.

Para ter uma visão de todas as áreas, leva-se dias para consolidar uma apresentação que resuma em poucas telas, o que todas essas planilhas guardam.

Quando as informações precisam ser atualizadas, todo o processo é refeito manualmente. Tomando quase o mesmo tempo e quantidade de recursos como da primeira vez. Gasta-se mais tempo gerando informação do fazendo sua análise

Caso você não tenha precisado imaginar, você não é o único. Muitas empresas ainda trabalham dessa forma. Inclusive aquelas que já não deveriam mais.

O ideal seria que sua empresa/diretoria tivesse um ERP.

Quando se fala em ERP a primeira imagem que me vem a mente é um unicórnio (arco-iris também vale). É aquele software mítico que irá controlar todos os mínimos aspectos do seu negócio.

A promessa é de que o funil de vendas estará interligado com a esteira de entrega, que por sua vez conversará com o estoque, rh, compras, marketing e assim por diante.

O problema é que esse tipo de solução custa caro. São softwares desenvolvidos sob medida.

A manutenção não fica por menos. A menor alteração na estrutura, geralmente (evitando usar a palavra sempre) é feita somente pela empresa que implementou o sistema.

A proposta das empresas que vendem este tipo de solução é implementa-lo forma incremental para aliviar o preço. Ainda assim, para a maioria das empresas, em especial das pequenas, ainda é algo inacessível.

Em se tratando de uma PME, não resta outra opção a não ser continuar registrando tudo em planilhas, ou naquele semi-banco-de-dados compartilhado na rede.

As soluções apresentadas até aqui vão de um extremo a outro. Ou é um sistema caseiro, de eficiência questionável, ou então um sistema customizado, cujo investimento necessário é maior do que o seu orçamento permite.

Existe uma solução intermediária, simples e de baixo custo que surpreendentemente ainda não está massificada.

Vamos partir de uma premissa incontestável: Todo negócio precisa ser controlado com base em informações, e estas, via de regra, estão armazenadas em tabelas.

Então, já que o controle do negócio, obrigatoriamente tem que passar por tabelas, por que não trabalhar com elas de uma forma (bem) mais eficiente?

A solução começa com a migração de todas para um banco de dados, o qual usualmente é chamado de Datamart.

“Ok. Se vou trocar um monte de tabelas por outras, o que muda em relação as planilhas com as quais já estou acostumado?”

Muda tudo. Um Datamart viabiliza a adoção de ferramentas específicas para processamento, compartilhamento e apresentação de informações com recursos que vão muito além do que é oferecido por planilhas.

Tenho certeza que ninguém sequer tentará mudar o seu modo de trabalho, baseando-se apenas em uma frase e em uma promessa. Você começa a acreditar quando vê os resultados na prática. A questão é que para ver os resultados, é necessário testar a solução. Investir em um projeto piloto.

Para aqueles que administram seus negócios com pacotes de escritório e querem saber quais seriam os ganhos de complementar essa estrutura com a adoção de um Datamart, seguem alguns dos motivos pelos quais faço esta recomendação.

Um Datamart permite a utilização de um painel administrativo web. Com isso, é possível utilizar as informações de qualquer lugar de forma segura. A comunicação é encriptada por https. As credenciais de acesso são individuais.

Um Datamart permite um controle muito preciso sobre privilégios de acesso. Por exemplo: O usuário somente toma conhecimento das tabelas que estiverem habilitadas para seu login. Só é permitido alterar a estrutura da tabela se isso for explicitamente liberado, assim como ler, apagar, adicionar ou editar registros. É possível permitir que o usuário abra a tabela de clientes, mas possa alterar somente os dados de correspondência e seja impedido de alterar os demais campos.

Capacidade de armazentamento superior. Bilhões de registros, milhares de tabelas. Não é mais necessário separar seus dados históricos por mês ou ano. Basta ir inserindo as informações.

Estando em um único ambiente, todas as tabelas se comunicam. Não é mais necessário baixar tudo para sua máquina para se realizar algum estudo. Todos os cruzamentos e agregações podem ser feitos remotamente e você já baixa um resultado pré-processado para que eventualmente seja trabalhado em sua planilha. Esse pré-processamento é armazenado na forma de comandos, o que facilita seu reuso

Um Datamart viabiliza a implementação de uma ferramenta de ETL.

O que é uma ferramenta de ETL?

Uma ferramenta de ETL, é o que viabiliza a adoção de um Datamart.

Ele é responsável por todo o processamento das informações que estão no Datamart. Exemplos: atualização, importação, regras de negócio, envio de mala direta, atualização de sites, envio de reports, execução dos backups, rotação dos logs, envio de alarmes, aviso de uso de disco e o que mais for necessário.

Para saber mais, segue o link para outro post onde estão maiores detalhes:

https://www.gren.com.br/blog/o-que-faz-uma-ferramenta-de-etl/

Todo o histórico de alterações fica registrado: Login, DataHora, IP e detalhes da modificação. As evidências para auditoria ficam guardadas em arquivos de log. Quando este arquivo ultrapassa um determinado tamanho, ele é compactado e um novo é automaticamente criado.

Uma situação real: Você enviou aquela planilha de custos por e-mail e agora está voltando pra casa. No meio do caminho, você é informado que esqueceu de atualizar um item o qual você conhecia decor. O que é feito? Você volta pra empresa, liga seu computador, corrige um único registro e envia novamente toda a planilha por e-mail, com o sufixo “V2”. Nem pensar em compartilhar via rede, afinal aquilo é um documento que precisa ficar registrado em algum lugar.
Agora, a mesma situação utilizando um Datamart: Você pega o seu celular, abre o navegador e corrige o registro incorreto.

O backup das informações é centralizado e ocorre automaticamente, fora do horário de expediente, eliminando assim a necessidade de cada área gerenciar esta atividade. O formato do backup também é aberto (um texto de alguns GB). A restauração é feita com uma linha de comando. Os snapshots do banco são versionados. A rotação desse versionamento é automática. Ao final de cada processo, os interessados recebem um e-mail contendo o resumo do processamento.

Em um Datamart, não é necessário baixar uma tabela inteira. O que trafega pela rede, são apenas as informações essenciais. Para obtê-las, você utiliza SQL ou ferramentas que permitam fazer isto graficamente.

Existe a opção de configurar sua planilha para sincronizar informações. Depois, a única providência necessária, é apertar um botão.

A mesma estrutura usada internamente, passa a ser compartilhável com terceiros. O próprio fornecedor externo pode acessar uma tabela específica do seu banco de dados e atualizar as informações, tanto pela interface web quanto em lotes, através de processos agendados. As novas informações ficam imediatamente disponíveis e mais uma vez se reduz a quantidade de planilhas anexadas por e-mail.

Um fornecedor externo acessando diretamente minhas informações? Como fica a segurança?

O fornecedor jamais irá acessar as suas informações. Ele poderá acessar somente o que estiver liberado para ele. Os logins são individuais, por CPF ou qualquer outra chave individual. Toda comunicação é criptografada, tanto para o acesso web quanto para os processos batch. Somente a(s) tabela(s) liberadas ficam disponíveis. É possível implementar restrições de volumetria. Os logs para auditoria continuam ativos. Você controla todos os limites de acesso. É simples e realmente funciona.

Por falar em volumetria, vale comentar outro benefício. Um banco de dados permite adotar diversos tipos de limitações. Por exemplo: ao incluir um e-mail já existente em sua base de mailing, o próprio banco de dados rejeita a inserção e alerta o usuário. Também será rejeitada, qualquer tentativa de inserir um valor textual no campo “preço”. Com isso, elimina-se mais um gargalo de produtividade, que são as atividades de qualificação das informações.

Todos os funcionários pode acessar as informações simultaneamente. Nada vai cair, nada vai travar e nenhuma informação vai se perder. Um banco de dados possui mecanismos para gerenciar acessos concorrentes.

Frases que tendem a acabar: “Não consegui fazer aquele estudo porque ele não me entregou a última versão da planilha de marketing”. As informações agora estão todas atualizadas em um único local. Tudo vira auto-atendimento.

O termo “consolidação” também tende a ficar obsoleto. Uma vez no Datamart, qualquer consolidação se resume a alguns comandos. Estes por sua vez, podem (e serão) automatizados.

Não é mais necessário fazer o compartilhamento de tabelas através de pastas na rede, que é uma das principais formas de propagação de vírus.

Montagem de apresentações recorrentes se tornam desnecessárias, uma vez que as informações de qualquer período ficam a disposição através de um dashboard web. (Quer conhecer o nosso? Clique aqui)

Quando o responsável pelo cálculo das metas de vendas precisar de um novo campo de controle, ele próprio pode fazer isso pela interface web de administração. O pessoal da TI sequer precisa ser envolvido. As pessoas continuam com autonomia.

É possível ter quantas cópias forem necessárias de todas as ferramentas citadas, uma vez que não há custos de licenciamento.

Não é necessário possuir privilégios administrativos para a instalação destas ferramentas. Todas são portáveis.

Se a adoção de um Datamart, pode resolver tantos problemas, por que as empresas ainda preferem trabalhar com planilhas?

A resposta é autonomia.

Com planilhas, consigo fazer o que preciso, sem depender de um analista.

O maior obstáculo para a adoção de um Datamart, é o processamento de dados. As ferramentas costumavam ser pouco amigáveis e caras, o que afastava a possibilidade de adoção por pessoas não-técnicas. No entanto isto mudou. As ferramentas possuem interface gráfica e permitem que pessoas sem uma formação específica em TI, possam gradativamente, ter o mesmo nível de autonomia com a qual estavam habituadas com suas planilhas. A melhor parte é que todas as soluções aqui sugeridas são baseadas em ferramentas que não possuem custo de aquisição.

Tudo free??? Como que o dono da ferramenta ganha dinheiro com isso? É confiável?

Bom, depois de uma década trabalhando com ferramentas open-source, posso afirmar: SIM, são confiáveis. Gigantes como Google e Facebook nasceram (e continuam) usando ferramentas deste tipo, além de terem se tornado sponsors de muitas delas. Outro exemplo é o WordPress, que é uma ferramenta aberta que responde por quase 1/3 de todos os sites do mundo. O desenvolvimento da ferramenta de ETL que utilizo é patrocinada pela Hitachi. Os exemplos são muitos.

Mas como os fornecedores ganham dinheiro com ferramentas grátis?

A resposta é: vendendo serviços, e não mais ferramentas. O modelo de negócio mudou. Também recebem publicidade grátis, como a que acabei de fazer.

Quando algumas pessoas-chave da sua empresa dominarem esta estrutura de trabalho, o nível de automação de atividades vai a um novo patamar. Estou afirmado isso com base em um histórico de projetos muito bem sucedidos.

O investimento é pequeno, quando comparado aos potenciais benefícios.

O resultado é menos tempo gasto para gerar informação e mais tempo disponível para seu time realizar estudos e ações que efetivamente agreguem mais valor ao seu negócio.

Sua empresa se torna mais produtiva, os negócios prosperam e quem sabe um dia, sua empresa não adquire um ERP?

Até lá, um Datamart é a solução mais eficaz e com o melhor custo-benefício que sua empresa pode ter. Faça um teste. Implemente um projeto-piloto em uma atividade específica e depois compare os resultados.

Se sentiu falta de alguma informação ou ficou com alguma dúvida, entre em contato.

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